GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen ist in Deutschland grundsätzlich erlaubt — aber nicht ohne Regeln. Wer die rechtlichen Anforderungen kennt, schützt sich vor Abmahnungen, Bußgeldern und Betriebsratskonflikten. Dieser Artikel gibt Ihnen eine klare Übersicht, was erlaubt ist und was nicht.
Grundsatz: Firmenfahrzeuge dürfen geortet werden
Der Arbeitgeber darf Firmenfahrzeuge, die ausschließlich dienstlich genutzt werden, grundsätzlich ohne Einwilligung der Mitarbeiter orten. Die Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Erlaubt ohne Einwilligung: GPS-Tracking von reinen Dienstfahrzeugen zur Disposition, Routenoptimierung, Nachweis von Arbeitszeiten und zum Diebstahlschutz — sofern die Mitarbeiter transparent informiert werden.
Was Sie zwingend beachten müssen
1. Transparenz gegenüber Mitarbeitern
Heimliches Tracking ist in Deutschland nicht zulässig. Mitarbeiter müssen vor Inbetriebnahme des Systems schriftlich informiert werden — über Zweck, Umfang und Dauer der Datenerhebung. Das ist keine Formalität, sondern gesetzliche Pflicht nach Art. 13 DSGVO.
2. Betriebsrat — wenn vorhanden
Haben Sie einen Betriebsrat, hat dieser ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Mitarbeitern. Ohne Betriebsvereinbarung darf das System nicht eingesetzt werden.
Wichtig: Ein ohne Betriebsratsvereinbarung eingeführtes Tracking-System kann durch den Betriebsrat gestoppt werden. Im schlimmsten Fall sind erhobene Daten vor Gericht nicht verwertbar.
3. Private Nutzung der Fahrzeuge
Dürfen Mitarbeiter das Fahrzeug auch privat nutzen (etwa abends oder am Wochenende), gelten strengere Regeln. In diesem Fall ist eine ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiter für das Tracking außerhalb der Arbeitszeit erforderlich — oder das System muss außerhalb der Arbeitszeit deaktivierbar sein.
4. Datensparsamkeit und Speicherdauer
Es dürfen nur so viele Daten erhoben werden, wie für den jeweiligen Zweck notwendig ist. Routendaten sollten nach spätestens 3–6 Monaten gelöscht werden, sofern kein rechtlicher Aufbewahrungsgrund besteht (z.B. Steuerprüfung, laufendes Verfahren).
5. Auftragsverarbeitung (AVV)
Der GPS-Anbieter ist ein Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Sie müssen mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen. Seriöse Anbieter stellen diesen standardmäßig bereit — wir von Ortung.pro schließen ihn mit jedem Kunden ab.
Was ist ausdrücklich verboten?
- Heimliches Tracking ohne Wissen der Mitarbeiter
- Tracking von Privatfahrten ohne ausdrückliche Einwilligung
- Dauerhafte Speicherung ohne definierten Löschzeitraum
- Weitergabe von Positionsdaten an Dritte ohne Rechtsgrundlage
- Verwendung der Daten für Zwecke, die den Mitarbeitern nicht mitgeteilt wurden
Was Sie tun dürfen
- Echtzeit-Ortung von Dienstfahrzeugen zur Dispositionsoptimierung
- Routenhistorie speichern zur Nachweisführung gegenüber Auftraggebern
- Fahrstilanalyse zur Kraftstoffeinsparung und Unfallprävention
- Geofencing um Betriebsgelände und Kundenziele
- Diebstahlschutz und Bewegungsalarm außerhalb der Betriebszeiten
- Kilometernachweis für Buchhaltung und Steuer
Die Mitarbeiterinformation — was hineingehört
Die schriftliche Information an Ihre Mitarbeiter sollte mindestens folgende Punkte enthalten:
- Welche Daten erhoben werden (Position, Geschwindigkeit, Routenhistorie)
- Zu welchem Zweck (Disposition, Diebstahlschutz, Kilometernachweis)
- Wie lange die Daten gespeichert werden
- Wer Zugriff auf die Daten hat
- Welche Rechte die Mitarbeiter haben (Auskunft, Löschung)
Praxis-Tipp: Wir stellen unseren Kunden eine fertige Mitarbeiterinformation und — falls benötigt — eine Muster-Betriebsvereinbarung kostenlos zur Verfügung. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden.
Fazit: Rechtssicher in 3 Schritten
- Mitarbeiter informieren — schriftlich, vor Inbetriebnahme
- Betriebsrat einbinden — falls vorhanden, Betriebsvereinbarung abschließen
- AVV mit dem Anbieter — schriftlich, vor der ersten Datenerhebung
Wer diese drei Schritte einhält, ist auf der sicheren Seite. Das System ist dann sowohl datenschutzrechtlich als auch arbeitsrechtlich sauber aufgesetzt.
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